عندما تقرر توظيف موظف جديد، فهذه عادة علامة جيدة.
يعني أن العمل ينمو، وأن الفريق يحتاج إلى التوسع.
لكن ما يحدث بعد توقيع عقد العمل يكون مختلفًا في كثير من الشركات.
تبدأ سلسلة طويلة من المهام:
- إنشاء البريد الإلكتروني.
- تجهيز حسابات الأنظمة.
- إرسال العقود والنماذج.
- طلب اللابتوب أو المعدات.
- مشاركة المواد التدريبية.
- إبلاغ المدير والفريق.
- منح صلاحيات الوصول للأنظمة.
- وفجأة تجد أن انضمام موظف واحد يحتاج إلى متابعة من عدة أشخاص وفي أكثر من قسم.
وفي كثير من الشركات، تتم كل هذه الخطوات يدويًا وربما بأحسن الاحوال تكون وفق قائمة مهام، لكن هذا لا يكفي.
الكثير من الأخذ والرد وتبادل رسائل بريد إلكتروني.
جداول ومعلومات محفوظة في ملفات Excel.
رسائل على Teams أو Slack.
وقائمة مهام يحتفظ بها شخص في جهازه… أو في ذاكرته.
وهنا تبدأ المشاكل.
كل موظف جديد يعني عشرات المهام
انضمام موظف جديد ليس مهمة واحدة.
بل هو سلسلة من المهام المترابطة.
فبمجرد قبول الموظف للعرض، تبدأ المهام في أقسام مختلفة:
- الموارد البشرية تُجهز المستندات.
- قسم تقنية المعلومات ينشئ الحسابات.
- الإدارة تطلب الأجهزة والتراخيص.
- المدير يحدد خطة التدريب.
- الفريق يستعد لاستقبال الموظف.
كل هذه الخطوات ضرورية.
لكن التحدي الحقيقي ليس في تنفيذها…
بل في التأكد من أنها تتم بنفس الجودة، وفي الوقت المناسب، مع كل موظف جديد على النهج نفسه.
أين تبدأ المشكلة؟
معظم الشركات لم تضع تصميم لعملية انضمام الموظفين منذ البداية.
بل تطورت مع الوقت والخبرة.
هناك من شخص قائمة مهام خاصة به لتذكره بما ينساه لكن لا تزال غير مكتملة.
وأرسل شخص آخر نموذجًا بالبريد الإلكتروني.
وأصبح الجميع يعرف “ما الذي يجب عمله” بحكم الخبرة والتجربة.
إلى أن يغيب أحد الأشخاص… أو ينسى خطوة بسيطة.
فيصل الموظف في أول يوم ولا يستطيع تسجيل الدخول.
أو لا يكون جهازه جاهزًا.
أو لا تصله مواد التدريب.
أو يظن كل شخص أن شخصًا آخر قام بالمهمة.
وفي النهاية، يبدأ الموظف الجديد رحلته بالإحباط بدلًا من الحماس.
الانطباع الأول يبدأ قبل أول يوم عمل
كثير من الشركات تعتقد أن ضم الموظف يبدأ عندما يدخل المكتب.
لكن الحقيقة أنه يبدأ منذ اللحظة التي يوافق فيها على عرض العمل.
كل رسالة تصله.
وكل خطوة تتم بسرعة.
وكل معلومة تكون جاهزة.
كلها تعطيه انطباعًا عن الشركة.
هل هي منظمة؟
هل يعرف كل شخص دوره؟
هل الأمور واضحة؟
أم أن كل شيء يعتمد على المتابعة والسؤال؟
انظر إليها كسير عمل واحد
بدلًا من التعامل مع ضم الموظفين على أنه عشرات المهام المنفصلة، انظر إليه كسير عمل (Workflow) واحد.
لنفترض أن قسم الموارد البشرية يملأ نموذجًا بسيطًا يحتوي على:
- بيانات الموظف.
- تاريخ المباشرة.
- القسم.
- المدير.
- الأنظمة التي يحتاج إليها.
بمجرد إرسال النموذج، يمكن للنظام أن يبدأ بقية العمل تلقائيًا.
مثلًا:
- إنشاء طلب لقسم تقنية المعلومات.
- إشعار المدير بالمهام المطلوبة.
- طلب الأجهزة أو التراخيص.
- تجهيز مستندات التوظيف.
- إرسال خطة التدريب.
- إنشاء المهام ومتابعة تنفيذها.
وبذلك يعرف كل شخص ما المطلوب منه، دون الحاجة إلى عشرات الرسائل أو المتابعات.
الاستمرارية (Consistency) أهم من السرعة
قد يعتقد البعض أن الهدف من الأتمتة هو توفير الوقت فقط.
لكن الفائدة الأكبر هي المواظبة على تنفيذ الخطة لتهيئة الموظف الجديد
عندما تكون لديك عملية واضحة، فإن كل موظف جديد يحصل على نفس التجربة الناجحة.
لا تتعرض لنسيان خطوة مهمة.
ولا تعتمد العملية على ذاكرة شخص معين. ويعرف كل فريق مسؤولياته بوضوح. ومع نمو الشركة، تصبح هذه النقطة أكثر أهمية ويمكن تطويرها مع الوقت،
لماذا تعتبر هذه العملية مناسبة للأتمتة؟
ليست كل العمليات تحتاج إلى أتمتة.
لكن ضم الموظفين من أفضل الأمثلة.
لأن الخطوات تتكرر تقريبًا مع كل موظف جديد.
المعلومات معروفة.
والأدوار واضحة.
والمهام متوقعة.
وهذا يجعلها مناسبة جدًا لاستخدام النماذج، والإشعارات، وأتمتة المهام، ومتابعة التنفيذ.
الأنظمة الجيدة تخدم الناس
أحيانًا يعتقد الناس أن الأتمتة هدفها تقليل الجهد فقط.
لكن الحقيقة أنها تجعل تجربة الجميع أفضل.
الموارد البشرية تقضي وقتًا أقل في المتابعة.
قسم تقنية المعلومات يستقبل طلبات واضحة ومنظمة.
المدير يعرف ما المطلوب منه.
والموظف الجديد يبدأ عمله وهو يشعر أن كل شيء جاهز.
وهذا ينعكس على انطباعه عن الشركة منذ اليوم الأول.
من أين تبدأ؟
إذا كانت عملية ضم الموظفين عندك تعتمد على البريد الإلكتروني، وجداول Excel، وكثرة المتابعة، فغالبًا هناك فرصة كبيرة للتحسين.
ابدأ بتوثيق أربع نقاط فقط:
- ما الذي يبدأ عملية ضم الموظف؟
- من هي الفرق المشاركة؟
- ما المعلومات المطلوبة؟
- وما المهام التي تتكرر مع كل موظف جديد؟
عندما تصبح العملية واضحة، يصبح من السهل معرفة ما يمكن تبسيطه أو تفويضه أو أتمتته.
لأن ضم الموظفين لا يجب أن يعتمد على ذاكرة الأشخاص…
بل على نظام واضح يعمل باستمرار.
هل تريد معرفة أين يمكن تحسين عملية ضم الموظفين؟
خدمة تحليل سير العمل (Workflow Audit) من آدف فورلس تساعدك على اكتشاف المهام المتكررة، والاختناقات، والفرص التي تجعل انضمام الموظفين الجدد أسرع وأكثر تنظيمًا، مع تجربة أفضل للفريق كله.
فالهدف ليس أتمتة كل شيء…
بل بناء نظام يجعل العمل أسهل مع كل موظف جديد.
