يعتقد العديد من الشركات أن تحسين العمليات يتطلب أنظمة معقدة.
في الواقع، يمكن لمعظم المؤسسات تحقيق تحسينات كبيرة بثلاثة نماذج بسيطة فقط.
تُسهم هذه النماذج في تعزيز الشفافية والمساءلة، وتوفر فرصًا للتحسين المستمر.
1. نموذج الإبلاغ عن المشكلات
يواجه كل عمل تجاري:
- فشل العمليات
- مشكلات العملاء
- أخطاء الأنظمة
- اختناقات تشغيلية
تكمن المشكلة في أن العديد من هذه القضايا يتم الإبلاغ عنها بطرق غير متسقة.
يوفر نموذج الإبلاغ عن المشكلات طريقة موحدة لتوثيق المشكلات التشغيلية.
الحقول المقترحة:
- وصف المشكلة
- القسم
- مستوى التأثير
- تاريخ التحديد
- لقطات شاشة أو ملفات داعمة
يصبح هذا النموذج نقطة البداية لتتبع المشكلات وحلها.
2. نموذج اقتراح التحسين
غالبًا ما يرى الموظفون فرصًا للتحسين لا يلاحظها القادة.
للأسف، تضيع العديد من الأفكار لعدم وجود عملية (Process) لتوثيقها.
يمكن لنموذج التحسين جمع:
- التحسين المقترح
- المشكلة الحالية
- المنفعة المتوقعة
- التأثير التقديري
- معلومات داعمة
مع مرور الوقت، تصبح هذه الاقتراحات مصدرًا قيمًا للابتكار.
3. نموذج طلب المساعدة
يحتاج الموظفون بانتظام إلى المساعدة.
تشمل الأمثلة الشائعة:
- دعم تقنية المعلومات
- طلبات الموارد البشرية
- دعم العمليات
- مساعدة إدارية
يضمن نموذج طلب المساعدة المخصص أن تكون الطلبات:
- مسجلة
- مخصصة
- محددة الأولية
- متتبعة
بدلاً من البحث في رسائل البريد الإلكتروني والمحادثات، تمتلك الفرق نظامًا واضحًا لإدارة طلبات الدعم.
لماذا هذه النماذج الثلاثة مهمة؟
تساعد هذه النماذج معًا الشركات على الإجابة على ثلاثة أسئلة مهمة:
ما الذي لا يعمل بشكل صحيح؟
ما الذي يمكن تحسينه؟
من يحتاج إلى المساعدة؟
عندما تقوم المؤسسات بجمع هذه المعلومات باستمرار، يصبح اتخاذ قرارات أفضل أمرًا ممكنًا.
أفكار ختامية
لا تحتاج إلى برمجيات المؤسسات (Enterprise Software) لتحقيق الرؤية التشغيلية.
ما تحتاجه هو طريقة موثوقة لجمع المعلومات.
بالنسبة للعديد من الشركات، تُعد هذه النماذج الثلاثة أبسط نقطة انطلاق لبناء أنظمة أفضل وإنشاء سير عمل (Workflow) يمكن أتمتته (Automation) في النهاية.
