تظن العديد من الشركات أنها بحاجة إلى أنظمة معقدة لتحسين عملياتها.
في الواقع، يمكن لمعظم المؤسسات تحقيق تحسينات كبيرة باستخدام ثلاثة نماذج بسيطة فقط.
تخلق هذه النماذج رؤية واضحة، تعزز المساءلة، وتوفر فرصًا للتحسين المستمر.
1. نموذج الإبلاغ عن المشكلات
تواجه كل شركة ما يلي:
- فشل العمليات
- مشكلات العملاء
- أخطاء الأنظمة
- اختناقات تشغيلية (Operational bottlenecks)
المشكلة هي أن العديد من هذه القضايا يتم الإبلاغ عنها بطرق غير متسقة.
يوفر نموذج الإبلاغ عن المشكلات طريقة موحدة لتسجيل المشكلات التشغيلية.
الحقول المقترحة:
- وصف المشكلة
- القسم
- مستوى التأثير
- تاريخ التحديد
- لقطات شاشة أو ملفات داعمة
يصبح هذا النموذج نقطة الانطلاق لتتبع المشكلات وحلها.
2. نموذج اقتراح التحسين
غالبًا ما يرى الموظفون فرصًا لا يلاحظها القادة أبدًا.
للأسف، تضيع العديد من الأفكار لعدم وجود عملية (Process) لالتقاطها.
يمكن لنموذج التحسين جمع ما يلي:
- التحسين المقترح
- المشكلة الحالية
- الفائدة المتوقعة
- التأثير المقدر
- معلومات داعمة
بمرور الوقت، تصبح هذه الاقتراحات مصدرًا قيمًا للابتكار.
3. نموذج طلب المساعدة
يحتاج الموظفون بانتظام إلى المساعدة.
تشمل الأمثلة الشائعة:
- دعم تكنولوجيا المعلومات (IT support)
- طلبات الموارد البشرية (HR requests)
- دعم العمليات (Operations support)
- المساعدة الإدارية
يضمن نموذج طلب المساعدة المخصص أن الطلبات تكون:
- مسجلة
- مخصصة
- ذات أولوية
- متتبعة
بدلاً من البحث في رسائل البريد الإلكتروني والمحادثات، تمتلك الفرق نظامًا واضحًا لإدارة طلبات الدعم.
لماذا تعد هذه النماذج الثلاثة مهمة؟
تساعد هذه النماذج معًا الشركات على الإجابة عن ثلاثة أسئلة مهمة:
ما الذي لا يعمل بشكل صحيح؟
ما الذي يمكن تحسينه؟
من يحتاج إلى المساعدة؟
عندما تسجل المؤسسات هذه المعلومات باستمرار، يصبح اتخاذ قرارات أفضل ممكنًا.
أفكار ختامية
لا تحتاج إلى برمجيات مؤسسية (Enterprise software) لتحقيق الرؤية التشغيلية (Operational visibility).
ما تحتاجه هو طريقة موثوقة لجمع المعلومات.
بالنسبة للعديد من الشركات، تعد هذه النماذج الثلاثة أبسط نقطة انطلاق لبناء أنظمة أفضل وإنشاء سير عمل (Workflow) يمكن أتمتته في نهاية المطاف.
